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Gekonntes E-Mailen

E-Mail, die

Der Sinn von E-Mail ist die Kommunikation.

Dazu gehört: Wenn man ein E-Mail-Postfach hat, ist es sinnvoll, dies abzurufen. Es lässt ja auch niemand seine Post wochenlang im Briefkasten und beschwert sich anschließend, wenn der Gerichtsvollzieher kommt und etwas pfänden will, weil man die Rechnungen nicht bezahlt hat.
Beschweren, sage ich? Ja. Es kommt tatsächlich vor - wie z.B. bei meiner Funktion als Forenadmin -, dass man einem User eine wichtige Mail schickt und nie eine Antwort erhält. Löscht oder sperrt man den User dann, kommt er schimpfend und fluchend unter einem anderen Usernamen ins Forum zurück und spammt seinen Unmut wie eine offene Hose dort hinein. Spricht man ihn darauf an, dass er die Mail (in der z.B. stand, dass sein Account 3 Monate inaktiv gewesen sei und er bald gelöscht werde, es sei denn, er melde sich wieder) ja ignoriert habe, heißt es entweder ,,Ich hab nie eine Mail bekommen" oder ,,Da guck ich auch nie nach". Folglich gilt so oder so Ausrede A: Der Admin ist Schuld.
Ein anderes Beispiel: Man läd einen Haufen Leute zu seinem Geburtstag ein. Man sendet die Mails - wie immer - an die bekannten Standardadressen seiner Freunde und Bekannten. 10% der Nachrichten werden gebounced, weil der- oder diejenige mal wieder eine neue E-Mail-Adresse hat (Ace@Dahlmann.net habe ich nun seit bald 10 Jahren) und es versäumt hat, eine Rundmail diesbezüglich zu versenden. Die nächsten 10% werden nie beantwortet, weitere 10% werden beantwortet, wenn der Geburtstag vorbei ist.

Beide Beispiele gehören zu meinem Alltag, sind so passiert und passieren immer wieder. Ich frage mich wirklich, ob es sich dabei um pure Ignoranz dem eigenen E-Mail-Postfach gegenüber handelt oder ob die Leute die Verwaltung ihrer Mails einfach nicht im Griff haben.
Ich gehe von Letzterem aus. Daher möchte ich hiermit eine kleine Sammlung mit Hinweisen zum vernünftigen Mailumgang anbieten. Hierfür müssen wir uns jedoch zunächst kurz die Grundlagen und die aktuelle Situation in der E-Mail-Welt anschauen (technische Details werden hierbei ausgelassen; bei entsprechendem technischem Verständnis möge sich jeder selbst in die Begriffe einlesen; ich werde einiges verlinken).

Nachdem man sich dann über die Gründe des schlechten Mailens bewusst geworden ist, kann man in drei Schritten (effektives Mailen, höfliches Mailen, Profimailing) im Handumdrehen dieses klassische Kommunikationsmittel, das einst der Kern des Internets gewesen ist, beherrschen.

Es ist also noch nicht zu spät.

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